Artículo: Los profesionales ante el nuevo milenio: la calidad como factor fundamental en el planteamiento de la concepción, organización, funcionamien

Reflexión sobre el artículo: Los profesionales ante el nuevo milenio: la calidad como factor fundamental en el planteamiento de la concepción, organización, funcionamiento y servicios en materia de archivos
Ante los nuevos retos y competencias en el mundo de la información, la institución del archivo y el archivero, tienen un papel protagónico. España es uno de los países que ha reflexionado favorablemente en la importancia de los archivos y en la calidad de sus servicios al cliente. Según la autora del artículo el archivero es el pilar del archivo y debe preocuparse por la calidad de su profesionalismo y de su trabajo.
Para lograr la calidad y el profesionalismo el archivero debe tener presente ocho (8) elementos, los cuales la autora nos presenta ejemplos de ejecución de los mismos en Madrid con su sistema de archivos. Los elementos son los siguientes: concepción de un sistema de archivos, planificación, recursos, organización – procedimiento – funcionamiento, normalización, formación – actualización de los conocimientos, satisfacción del cliente y los resultados. Estos elementos se deben trabajar prácticamente en ese mismo orden. Para la comunidad de Madrid, el sistema de archivos se ha convertido en toda una institución en crecimiento con la ayuda de los siete elementos restantes. El sistema de archivos de Madrid es el conjunto de Archivos Públicos y Archivos Privados. Para que un buen sistema funcione necesita de una buena planificación y para esto el archivero necesita conocer el entorno del archivo para luego planificar estrategias desde el ámbito administrativo, contenido de colección, hasta el servicio. En unión a la planificación están los recursos que se obtienen como resultado de la planificación previa. La organización – procedimiento y funcionamiento es el resultado de la identificación de los recursos que van a necesitar organizarse, necesitaran un procedimiento desde su creación hasta su disposición. Los procedimientos ayudan también en la creación de manuales que ayudaran al buen funcionamiento del archivo y de los documentos. La normalización es la que logrará el orden y el buen funcionamiento del archivo. La formación del archivero y su actualización del conocimiento le ayudará a poder llevar los servicios del sistema a las últimas tendencias y a la evolución dentro del campo.
La satisfacción del cliente debe ser uno de los objetivos principales de cualquier sistema que brinde servicio al público. Para lograr esto se debe orientar al cliente en cuanto a los servicios que tendrán disponibles para su uso y el proceso puede terminar con una evaluación de esos servicios. Los resultados de dicha evaluación ayudará a reflexionar sobre el alcance que se tuvo de los objetivos.
La evaluación de resultados se aplica también al último elemento de calidad de un archivero. Aquí se ve el grado de cumplimiento de los objetivos del sistema en general. Los resultados se pueden conseguir a través de mediciones de calidad y estas son: cenzo de producción de documentos, ingresos, descripción, comunicación, talleres, cuestiones generales y la evolución de los presupuestos.
Estos ocho elementos bien trabajados son capaces de crear un gran sistema de archivos y sería el resultado del trabajo de un archivero del siglo XXI.
Referencia:
Duplá del Moral, A. (1999) Los profesionales ante el nuevo milenio: la calidad como factor fundamental en el planteamiento de la concepción, organización, funcionamiento y servicios en materia de archivos. Recuperado el 1 de marzo de 2008 de la base de datosDialnet:http://www.ucm.es/BUCM/revistas/byd/11321873/articulos/RGID99 99220085A.PDF